Una mirada a Dropbox, una de las aplicaciones de almacenamiento y colaboración más novedosas de los últimos 3 años.

Vale aclarar antes de seguir que “Drop” significa soltar, o dejar caer, de ahí que Dropbox pueda significar “Dejar caer en la caja”. Después de haber usado esta aplicación en varios proyectos, yo prefiero decir lanzarlas.

El año 2010, fue uno de los años que más contenido generé, procedimientos, escritos, ideas para diseños gráficos, información de publicidad, información comercial, etc.

Mi problema era que cada vez se hacía más difícil distribuirla debido a los tamaños de los archivos. Al principio enviar un archivo de 1MB no molestaba tanto, pero enviar uno de 3MB podía resultar grosero. Curiosamente y a pesar de que han pasado casi 3 años, aun sigue siendo delicado enviar un archivo de 3MB por correo electrónico.

El problema se acrecentó cuando decidimos hacer un evento y el diseñador gráfico que trabajó para nosotros en ese momento vivía en otra ciudad. Entonces, ¿Cómo recibir de manera rápida un archivo de 40MB? La solución la presentó el mismo diseñador.

El nos envió el archivo por un servicio que se llama “You Send it”, y que te permite subir el archivo a la nube (o los servidores de YouSendIt) y colocar los correos electrónicos de las personas que debían recibirlo. Una vez subido el archivo YouSendIt enviaba un mail con un link a los destinatarios.

El destinatario, no recibía el archivo sino un link para que pudiera descargarlo en ese momento o posteriormente, mientras estuviera disponible.

Inicialmente fue una solución y nos permitió de cierta manera resolver de una forma más rápida la revisión y aprobación de material.

Algunos dirán, ¿Por qué no usaban servicios como Megaupload o similares?

Principalmente porque no tuvimos la necesidad de mantener almacenamiento permanente, lo cual requiere del pago por el espacio.

Empezamos a usar YouSendIt para enviar todos los documentos comerciales que teníamos que compartir con nuestros asociados y colaboradores, pero se hizo evidente que necesitábamos algo más.

Fue cuando Joao Mesquita, colaborador de este blog, me dijo: “usá Dropbox, ahí ponemos todo nosotros”.

Me di a la tarea de buscar el servicio y abrir una cuenta. Por defecto Dropbox te regala 2GB para almacenar cualquier tipo de archivos, bajo ciertos términos y condiciones por supuesto.

Lo más importante en ese momento no fue tener disponible el espacio, sino que Dropbox te da opción de bajar una aplicación para instalarla en tu computadora. Esta aplicación se instala y crea una carpeta en tus “Documentos” que se llama Dropbox (vale la redundancia a favor de lo práctico).

¿Por qué es necesaria la aplicación?

Al instalarse la aplicación y crear la carpeta, Dropbox establece una conexión inmediata entre tu computadora y el servicio en la nube. Esto quiere decir que cada vez que pongamos algo en la carpeta, automáticamente se subirá y se respaldará en una carpeta similar en la nube/dropbox.

Esto quiere decir también que podemos crear a su vez otras carpetas dentro, de tal manera que podamos categorizar nuestras cosas, por ejemplo: “Elastix”, “Cosas de Casa”, “Cosas de Trabajo”,…., “Opendireito”, etc.

Hasta aquí, salvo la interacción permanente que establece Dropbox, no hay nada extraordinario. Sin embargo, lo que hace especial al servicio, desde mi punto de vista, es la posibilidad de compartir una o varias carpetas dentro de Dropbox.

De manera práctica, si necesito compartir un contrato con un socio, creo una carpeta que se llame “socio1” y la comparto con el a través de su usuario de Dropbox, el cual es un correo cualquiera. Inmediatamente mi socio recibirá una invitación para pertenecer a la carpeta y en ese instante se creará una carpeta con el mismo nombre, “socio1”, dentro de su carpeta de Dropbox.

Vale aclarar que es mejor si el tiene ya una cuenta en Dropbox y por qué no, haber instalado la aplicación. La aclaración es válida, porque uno puede invitar a cualquier persona a que pertenezca a la carpeta, simplemente poniendo su correo, si esa persona no tiene cuenta, Dropbox lo invitará a crear una con ese correo y le regalará 2GB. Lo bueno para mi fue que Dropbox te regala 250MB por cada persona que hayas invitado y cree su cuenta, con lo cual incrementas tu espacio libre.

Al día de hoy llevo 17GB así que hagan sus cuentas.

Una vez que compartimos la carpeta viene la parte interesante, todos los que estamos en ella vemos cada uno de los archivos que contiene, y tenemos la posibilidad de editarlos.

Dropbox mantiene el archivo principal en la nube, lo que tenemos todos son copias, hago esta diferencia para explicar lo que sucede en un proceso de edición. Asumamos que mi socio revisa el contrato y hace una modificación en uno de sus literales, al guardar el archivo Dropbox recibirá notificación del cambio y el nuevo archivo. Inmediatamente lo reemplaza y notifica a todas las cuentas que están compartidas en esa carpeta, reemplazando el archivo anterior por el nuevo.

De esta manera todos los cambios realizados son recibidos por todos de manera inmediata.

¡Esto es lo que hace a Dropbox un servicio poderoso!

El servicio no solo nos permite almacenar información, sino establecer colaboración y edición en tiempo casi real de manera ordenada e inmediata.

Para quienes son editores imagínense el trabajo que te ahorra Dropbox, más que ahorrarlo lo optimiza.

Si aun no lo han captado les pongo un ejemplo de la vida real.

Nosotros lanzamos un libro que debía ser revisado por dos personas más. En el proceso de edición, al terminarlo, enviamos a una de las dos personas quien la revisó y nos dio sus correcciones. Luego enviamos a la segunda persona quien hizo lo mismo.

En el proceso tuvimos que esperar la finalización de parte del trabajo para seguir adelante. Esto con las consecuentes esperas a recibir correos con los archivos corregidos.

Un año después hicimos lo mismo, pero en esta ocasión ya estábamos usando Dropbox. Lo que sucedió fue que nosotros pusimos el libro por capítulos en una carpeta llamada “libro1”, que luego compartimos con varios colaboradores.

Cada uno de ellos se centró en varios capítulos y editaron el libro al mismo tiempo, de tal manera que Dropbox actualizaba los cambios de manera inmediata a medida que iban trabajando. Como nosotros teníamos control de cambios en los archivos originales, pudimos revisar las correcciones antes de aprobarlas.

El proceso de edición se redujo de 10 meses a menos de tres e incluyó más personas.

¿Por qué me decidí a escribir sobre Dropbox ahora?

En realidad tenía pensado hacerlo hace dos años, cuando ya habíamos empezado a usarlo, pero pensé que primero debíamos tener más experiencia en el tema y después otras cosas tuvieron prioridad.

No fue sino hasta hace un par de días que me di cuenta que en el lapso de 3 años solo actualicé la aplicación de Dropbox en la computadora una vez, y me hizo pensar que el servicio es tan bueno que no he tenido necesidad de actualizar el software que se instala en mi máquina.

¿Hay más?

Claro, la gente de Dropbox no se durmió en los laureles, creó aplicaciones para cada uno de los dispositivos que ahora usamos, unos basados en iOS y otros en Android. Esto te permite llevar tus archivos a todas partes y editarlos en cualquiera de los dispositivos, al final siempre vas a tener una versión actual en todos.

Es importante hacer algunas recomendaciones sobre el uso de Dropbox.

1. Comparte solo carpetas con gente que trabajará contigo, si alguien borra un archivo todos lo pierden.

2. No editen archivos al mismo tiempo, igual hay que tener un orden de trabajo.

3. Si crees que hay personas que podrían editar el contenido sin querer, no compartas la carpeta, puedes compartir un link de descarga únicamente, el usuario ve el contenido y los descarga sin tener posibilidad de modificarlos.

4. Procura siempre compartir contenido propio, es algo que siempre recomiendo, uno nunca sabe quien está viendo 😉

Espero que hayan tenido un excelente inicio de año y que el 2013 esté lleno de paz, prosperidad y objetivos cumplidos. Los veo estos 357 días que quedan 🙂

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