Sacando lo máximo de tu central IPPBX desde la palma de tu mano

Una de las ventajas de distribuciones de telefonía IP en la actualidad, es la cantidad de funcionalidades y opciones que tenemos a la disponibles. Desde extensiones remotas, pasando por correos de voz, re-direccionamiento de llamadas, entre otras.

Desde el punto de vista de negocios, las herramientas permiten mantener un estado de comunicación permanente y establecer escenarios para contingencias o puntos de comunicación alterno.

Smart Assistant es una aplicación para Smartphone que aprovecha esta funcionalidad existente en Elastix y la traslada a la palma de la mano para ejecutar acciones de una manera sencilla y productiva.

Puntualmente Smart Assistant, permite crear escenarios predeterminados a los cuales podemos re-dirigir nuestras llamadas rápida y efectivamente, o establecer escenarios que adopten un estado de manera automática en base a la localización en que se encuentre el usuario.

¡Pongamos un ejemplo!

Eduardo es un ejecutivo de ventas que realiza visitas y pasa un 80% del tiempo fuera de su oficina. Recibe llamadas constantes en diferentes horarios para concretar negocios o resolver problemas. Su disponibilidad debe ser alta.

Smart Assistant permite crear un escenario en el cual el estado de Eduardo se defina de acuerdo a su localización inmediata. Para esto la aplicación hace uso de la infraestructura de conexión del dispositivo y determina en qué lugar se encuentra y en base a eso le dice a Elastix a donde dirigir las llamadas.

Eduardo ha configurado la aplicación para que trabaje de acuerdo a tres redes de datos donde el pasa la mayor parte del tiempo, WIFITRABAJO, WIFIHOME y la red de datos de su operador. Cuando Smart Assistant detecte que Eduardo se encuentra en la red WIFITRABAJO ordenará a Elastix que todas las llamadas que lleguen a la extensión de Eduardo se dirijan a su teléfono de escritorio. Cuando Smart Assistant detecte que el Smartphone no está conectado a ninguna red Wifi, sino a la red de datos del operador, ordenará a Elastix que todas las llamadas que lleguen a la extensión de Eduardo se dirijan a un número celular. En el último escenario, cuando Smart Assistant detecte que Eduardo se encuentra en la red WIFIHOME ordenará a Elastix que todas las llamadas que lleguen a la extensión de Eduardo se dirijan a una extensión remota que Eduardo tiene instalada en su casa.

En un día normal de trabajo, Eduardo se queda en su casa un par de horas en la mañana respondiendo algunos correos, de repente alguien llama a su trabajo y marca su extensión, Smart Assistant detectó que Eduardo ingresó a su casa el día anterior e instruyó a Elastix al respecto. Elastix al recibir la llamada la dirige de inmediato a la extensión remota donde Eduardo puede contestarla. Eduardo termina de revisar sus correos y sale a realizar una visita, Smart Assistant nota que se encuentra en la red de datos del operador e instruye a Elastix. Mientras se encuentra en camino a su cliente, el Gerente de ventas de la empresa marca la extensión de Eduardo, Elastix recibe la llamada y de inmediato la transfiere al celular. Resulta que el Gerente de ventas necesitaba un dato urgente para completar un cuadro de ventas. Luego de realizadas las visitas de la mañana Eduardo vuelve a la oficina, al entrar, Smart Assistant detecta inmediatamente la red WIFITRABAJO e instruye a Elastix para que todas las llamadas que ingresen a partir de ese momento vayan al escritorio de Eduardo. La operación diaria continúa y el estado de Eduardo cambia de acuerdo a su locación.

Durante este proceso, Smart Assistant permitió que la re-dirección de llamadas fuera totalmente automática. Eduardo no estableció su estado en ningún momento, sino que se dedicó a planificar su día y a realizar el trabajo de negociación con sus clientes.

A este caso de ejemplo podemos sumar la posibilidad que tiene Smart Assistant de establecer un estado manual, de tal manera que en base a 4 estados predeterminados él establezca una re-dirección. Una selección común podría ser:

• Meeting – Al seleccionar el estado meeting la llamada se dirigirá al buzón de voz
• Out of Office – Al seleccionar el estado Out of Office la llamada se dirigirá a un celular
• Office – el estado por defecto es «continuar a la extensión», aunque puede ser configurada para que se dirija a otro sitio.
• Break – Al seleccionar el estado break la llamada se dirigirá a la secretaria de ventas

Tomando esto en cuenta, si Eduardo tuviera que entrar a una reunión, rápidamente puede seleccionar el estado «Meeting» manualmente y las llamadas culminarían en su buzón de voz. Si fuera necesario que alguien tenga contacto con los clientes que llamarán puede dirigir las llamadas a la recepcionista en lugar del buzón de voz.

Las funcionalidades de direccionamiento de Smart Assistant se complementan con otras que permiten una consulta completa de información dirigida al usuario. Entre estas están:

• Voicemail.- Smart Assistant muestra un listado de los Voicemails que se encuentran disponibles en Elastix nos permite escucharlos desde la aplicación sin tener que llamar a la IPPBX.
• Caller ID.- Permite establecer reglas de asignación de llamada de acuerdo al «Caller ID».
• Call History.- Muestra un detalle del historial de llamadas de la extensión del usuario.

Para ver un listado completo de funcionalidades visite la página oficial del proyecto.

Una funcionalidad interesante que adiciona Smart Assistant es la posibilidad de establecer un estado en base a un Tag NFC. NFC (Near Field Communication) es una tecnología que está siendo adoptada mundialmente por dispositivos móviles, principalmente Android, de tal manera que el Smartphone ejecute una acción en cuanto se acerca a uno de estos tags. En el caso de Smart Assistant podríamos tener un tag pegado en la pared del cuarto de conferencias y Eduardo al pasar su teléfono encima de él puede establecer que la re-dirección de llamadas sea a la extensión que se encuentra en el cuarto de conferencias. Si tuviera un tag también en su escritorio, bastaría con pasar su Smartphone sobre él, con lo cual indicaría a Smart Assistant que las llamadas deben dirigirse ahora a su teléfono en la oficina.

Si pensamos en las posibilidades, podríamos tener un tag en el carro, en la casa o en otros lugares comunes que visitemos regularmente.

Smart Assistant hizo un pre-lanzamiento en ITExpo East en Miami en febrero de 2014, y obtuvo el premio Best of Show como mejor solución móvil. Hoy un par de meses después regalará 50 licencias premiun a todos los lectores de OpenDireito.

Estas licencias serán entregadas a las primeras 50 personas que sigan a las cuentas de @_smartassistant y @opendireito y que hagan tweet de este artículo.

Si ya tienes instalado Smart Assistant en tu Android, adelántate al resto y menciónanos.

Screenshots

Muy pronto publicaremos ejemplos de configuración y ejemplos de uso, Make a Call y Port Knocking, estén atentos.

Suerte a todos los participantes.